Διαβάστε πώς αυτοματοποιήσαμε πλήρως τις διαδικασίες διαχείρισης προγραμμάτων εργασίας του τμήματος HR και την υποβολή στοιχείων στο ΕΡΓΑΝΗ για μια αλυσίδα ταχείας εστίασης με πάνω από 20 καταστήματα.
Σε έναν κλάδο όπου η ταχύτητα και η αποδοτικότητα είναι κρίσιμες, μια μεγάλη αλυσίδα ταχείας εστίασης – με πάνω από 20 υποκαταστήματα – αντιμετώπιζε σημαντικές προκλήσεις στη διαχείριση των προγραμμάτων εργασίας του προσωπικού της.
Η ανάγκη για καθημερινή ενημέρωση του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ με τα προγράμματα εργασίας απαιτούσε ακρίβεια, συνέπεια και συμμόρφωση με τα νόμιμα χρονικά πλαίσια, καθιστώντας τη διαδικασία χρονοβόρα και επιρρεπή σε λάθη.
Η Anyrobotics, ως πιστοποιημένος συνεργάτης της Microsoft, σχεδίασε και υλοποίησε μια καινοτόμο αυτοματοποιημένη λύση μέσω της πλατφόρμας Microsoft Power Automate (Attended).
Η πλήρης αυτοματοποίηση από την Anyrobotics βελτίωσε την αποδοτικότητα του τμήματος HR, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και εξαλείφοντας τα λάθη.
Σε αυτό το success story, θα δούμε πώς η Anyrobotics βοήθησε την επιχείρηση να μετασχηματίσει τον τρόπο διαχείρισης των προγραμμάτων εργασίας και να ενισχύει την παραγωγικότητά της.
Προκλήσεις και Ανάγκες του Τμήματος Human Resources
Σε μια αναπτυσσόμενη αλυσίδα ταχείας εστίασης με πάνω από 20 υποκαταστήματα, η διαχείριση των προγραμμάτων εργασίας του προσωπικού αποτελεί κρίσιμη πρόκληση.
Ο ακριβής προγραμματισμός των βαρδιών, η συλλογή των δεδομένων από τα υποκαταστήματα και η άμεση καταχώρησή τους στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, απαιτούσαν σημαντικό χρόνο και αφοσίωση, ιδίως όταν πρέπει να τηρούνται αυστηρά τα νόμιμα χρονικά πλαίσια.
Η προηγούμενη διαδικασία βασιζόταν στην καθημερινή εισαγωγή δεδομένων χειροκίνητα, καθιστώντας την επιρρεπή σε ανθρώπινα λάθη, όπως παραλείψεις ή λάθη εισαγωγής, που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε κυρώσεις για την επιχείρηση. Επιπλέον, η καθημερινή ενημέρωση του ΕΡΓΑΝΗ σήμαινε σημαντική δαπάνη χρόνου για την ομάδα του HR.
Η ανάγκη για μια αυτοματοποιημένη λύση ήταν εμφανής, ώστε να μειωθεί ο χρόνος, να αυξηθεί η αποδοτικότητα και να εξαλειφθούν τα λάθη, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τα νόμιμα πλαίσια.
Βήμα-Βήμα η Διαδικασία Αυτοματισμού
Για να διασφαλίσει την ακρίβεια και την ταχύτητα στην ενημέρωση των προγραμμάτων εργασίας στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, η Anyrobotics σχεδίασε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία με έξι βήματα που καθιστούν τη λύση αποτελεσματική και αξιόπιστη:
- Βήμα 1: Αυτοματοποιημένος Έλεγχος Email
- Βήμα 2: Άνοιγμα και Ανάγνωση του Συνημμένου Excel Αρχείου
- Βήμα 3: Ανάκτηση των Απαραίτητων Πληροφοριών από το Excel Αρχείο
- Βήμα 4: Αυτόματη Είσοδος στο Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ
- Βήμα 5: Καταχώρηση των Δεδομένων στο ΕΡΓΑΝΗ
- Βήμα 6: Αποστολή Ενημερωτικού Email
Η παραπάνω διαδικασία διασφαλίζει ότι κάθε καταχώρηση στο ΕΡΓΑΝΗ γίνεται με ακρίβεια, χωρίς λάθη και εντός των καθορισμένων προθεσμιών, προσφέροντας μια ολοκληρωμένη λύση που ενισχύει τη συνολική αποδοτικότητα του τμήματος Human Resources.
Αποτελέσματα και Οφέλη από την Αυτοματοποίηση
Η υλοποίηση της αυτοματοποιημένης λύσης από την Anyrobotics έφερε σημαντικά αποτελέσματα στο τμήμα Human Resources της αλυσίδας ταχείας εστίασης, με άμεσα και μετρήσιμα οφέλη:
- 100% Αυτοματοποίηση της Διαδικασίας
Η πλήρης αυτοματοποίηση εξάλειψε την ανάγκη για χειροκίνητη καταχώρηση, προσφέροντας στο τμήμα HR μια αξιόπιστη και αδιάλειπτη λύση που διασφαλίζει την ορθότητα των δεδομένων και τη συμμόρφωση με τα νομικά χρονικά πλαίσια.
- Απόσβεση Επένδυσης σε 16 Εβδομάδες
Η λύση επέφερε άμεση απόσβεση επένδυσης σε λιγότερο από 4 μήνες, χάρη στην εξοικονόμηση χρόνου και τη μείωση των λαθών. Αυτό έκανε την αυτοματοποίηση μια οικονομικά αποδοτική επένδυση για την επιχείρηση.
- Ταχύτητα και Αποδοτικότητα – 6x Ταχύτερη Διαδικασία
Η διαδικασία ενημέρωσης των προγραμμάτων εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ εκτελείται πλέον 6 φορές ταχύτερα από την προηγούμενη χειροκίνητη μέθοδο, επιτρέποντας στο HR να ανταποκρίνεται άμεσα και χωρίς καθυστερήσεις στις απαιτήσεις της νομοθεσίας.
- Εξοικονόμηση Χρόνου – 4 Ανθρωποώρες Καθημερινά
Η αυτοματοποίηση εξοικονόμησε 4 ανθρωποώρες ανά ημέρα, προσφέροντας στο τμήμα HR τη δυνατότητα να εστιάσει σε πιο στρατηγικές δραστηριότητες και να αξιοποιήσει καλύτερα τους διαθέσιμους πόρους.
- Μηδενικά Λάθη
Με την αυτοματοποιημένη διαδικασία, η πιθανότητα ανθρώπινου λάθους μηδενίστηκε, διασφαλίζοντας την ακρίβεια των καταχωρήσεων και την έγκαιρη υποβολή στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, με συνέπεια την αποφυγή πιθανών προστίμων ή κυρώσεων λόγω σφαλμάτων ή και καθυστερημένης υποβολής.
Η λύση της Anyrobotics είχε ως αποτέλεσμα την εξοικονόμηση χρόνου, τη μείωση του κόστους, μηδενίζοντας τα ανθρώπινα λάθη – με μία επένδυση που αποσβέστηκε σε λιγότερο από 4 μήνες.
Συμπέρασμα – Μια Επιτυχημένη Υλοποίηση Αυτοματισμού στο HR μιας Αλυσίδας Ταχείας Εστίασης
Η συνεργασία της Anyrobotics με την αλυσίδα ταχείας εστίασης αποτελεί ένα επιτυχημένο παράδειγμα του πώς ο αυτοματισμός μπορεί να μετασχηματίσει τις καθημερινές λειτουργίες του τμήματος Human Resources.
Η αυτοματοποιημένη λύση – που υλοποιήθηκε με τη χρήση της πλατφόρμας Microsoft Power Automate (Attended) – δεν επέφερε μόνο εξοικονόμηση χρόνου και κόστους, αλλά και απόλυτη ακρίβεια και συμμόρφωση με τα νομικά πλαίσια, κάτι εξαιρετικά σημαντικό για κάθε επιχείρηση.
Με την εξάλειψη της ανάγκης για χειροκίνητη καταχώρηση και τον μηδενισμό των λαθών, το HR της αλυσίδας μπορεί πλέον να εστιάζει σε στρατηγικές προτεραιότητες και να συμβάλλει ουσιαστικά στην ανάπτυξη της επιχείρησης.
Η λύση της Anyrobotics εξασφαλίζει ότι η διαδικασία διαχείρισης των προγραμμάτων εργασίας είναι γρήγορη, αξιόπιστη και πλήρως αυτοματοποιημένη.
Αυτό το success story αποδεικνύει πώς η τεχνολογία αυτοματοποίησης μπορεί να μετασχηματίσει τη λειτουργία και να βελτιώσει την αποδοτικότητα ενός τμήματος HR, ενισχύοντας παράλληλα την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης.
Επικοινωνήστε μαζί μας
Αν θέλεις και εσύ να αναβαθμίσεις τις διαδικασίες της επιχείρησής σου με αυτοματοποίηση που φέρνει πραγματικά αποτελέσματα, η ομάδα της Anyrobotics είναι εδώ για να βοηθήσει. Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα και δες πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μαζί τη λύση που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σου.
210 7105752 | [email protected]