Διαβάστε πώς εξοικονομήσαμε 4 ανθρωποώρες ημερησίως βελτιώνοντας παράλληλα την ανταγωνιστικότητα και την εμπειρία των πελατών.
Η ενημέρωση συστημάτων ERP με τις τραπεζικές κινήσεις είναι μια από τις πιο χρονοβόρες και επιρρεπείς σε λάθη διαδικασίες που αντιμετωπίζουν οι σύγχρονες επιχειρήσεις.
Καθημερινά, πολλές εταιρείες δαπανούν πολύτιμο χρόνο για να ενημερώσουν τις καρτέλες των πελατών τους και να διαθέτουν ακριβή στοιχεία.
Το πρόβλημα διογκώνεται όταν η εταιρία διαθέτει πολλαπλούς τραπεζικούς λογαριασμούς και η ενημέρωση των καρτελών στο ERP πρέπει να γίνει για κάθε έναν από αυτούς.
Καθυστερήσεις, ανθρώπινα λάθη και περιορισμένη ορατότητα στις πληρωμές πελατών συχνά οδηγούν σε κακή εξυπηρέτηση, αναποτελεσματική διαχείριση του cash flow και αυξημένο άγχος για τους ανθρώπους που εμπλέκονται ή επηρεάζονται από τη διαδικασία.
Η Anyrobotics – με εξειδίκευση στη ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών (RPA) – σχεδίασε και υλοποίησε μια λύση που αυτοματοποιεί πλήρως αυτή τη διαδικασία.
Οι επιχειρήσεις μπορούν πλέον να εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο και να εξαλείψουν καθυστερήσεις και λάθη στην ενημέρωση του ERP – ή άλλου συστήματος – με τραπεζικές κινήσεις.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε πώς η αυτοματοποιημένη λύση της Anyrobotics αναβάθμισε τη διαχείριση τραπεζικών συναλλαγών και ERP και βελτίωσε τη λειτουργικότητα μιας επιχείρησης μεταφορών και logistics.
Σπατάλη πόρων και προκλήσεις στην εξυπηρέτηση πελατών
Η επιχείρηση ενημέρωνε χειροκίνητα το ERP με τις καθημερινές εισπράξεις των πελατών της, δεσμεύοντας 4 ανθρωποώρες καθημερινά για τη συγκεκριμένη εργασία.
Η χειροκίνητη διαδικασία δημιουργούσε προβλήματα που περιόριζαν την αποδοτικότητα και επηρέαζαν αρνητικά την εμπειρία των πελατών της:
- Χρονοβόρα διαδικασία: Το Λογιστήριο δαπανούσε περίπου 4 ανθρωποώρες κάθε ημέρα για τη συλλογή και την καταχώρηση δεδομένων από πολλαπλούς τραπεζικούς λογαριασμούς στο ERP.
- Λάθη στις καταχωρήσεις: Ανθρώπινα λάθη στις καταχωρήσεις δεδομένων προκαλούσαν εσφαλμένες πληροφορίες και την ανάγκη για διορθώσεις.
- Ελλιπής εξυπηρέτηση: Οι καρτέλες πελατών στο ERP ενημερώνονταν με καθυστέρηση μιας ημέρας. Λογιστήριο και πωλητές δεν είχαν πλήρη ή επικαιροποιημένη εικόνα για τις πληρωμές με αποτέλεσμα να δυσκολεύεται η εξυπηρέτηση των πελατών και η λήψη σωστών αποφάσεων. Για παράδειγμα, μπορεί να καθυστερούσε η εκτέλεση νέας παραγγελίας επειδή δεν υπήρχε έγκαιρη ενημέρωση για την εξόφληση του παλιού υπολοίπου στην καρτέλα του πελάτη, παρόλο που ο πελάτης είχε πληρώσει!
Αυτά τα προβλήματα ανέδειξαν την ανάγκη για μια αυτοματοποιημένη λύση που θα εξασφάλιζε ταχύτητα, ακρίβεια και καλύτερη εμπειρία πελατών.
Πώς λειτουργεί ο αυτοματισμός
Η Anyrobotics σχεδίασε και υλοποίησε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που εξασφαλίζει ταχύτητα, ακρίβεια και αποτελεσματικότητα στη διαχείριση τραπεζικών συναλλαγών και την ενημέρωση του ERP. Η λύση υλοποιείται μέσα από 5 βήματα:
Βήμα 1: Αυτόματη σύνδεση στους τραπεζικούς λογαριασμούς
Το σύστημα συνδέεται αυτόματα στους εταιρικούς λογαριασμούς των τραπεζών, εξαλείφοντας την ανάγκη για χειροκίνητη είσοδο.
Βήμα 2: Επιλογή και εξαγωγή αναφορών
Επιλέγεται το είδος της αναφοράς και η συχνότητα παραγωγής της, με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης. Τα στοιχεία εισπράξεων εξάγονται αυτόματα, εξοικονομώντας χρόνο και εξαλείφοντας τα σφάλματα.
Βήμα 3: Ενημέρωση του ERP
Το σύστημα συνδέεται στο ERP της εταιρείας και ενημερώνει αυτόματα τις καρτέλες των πελατών με τα στοιχεία των συναλλαγών, εξασφαλίζοντας απόλυτη ακρίβεια.
Βήμα 4: Επανάληψη της διαδικασίας για κάθε τράπεζα
Η διαδικασία εκτελείται για κάθε τράπεζα όπου η εταιρεία διατηρεί λογαριασμό, χωρίς καμία ανθρώπινη παρέμβαση.
Βήμα 5: Αποστολή αναφορών
Στο τέλος της διαδικασίας, αποστέλλεται αυτόματα αναφορά στους εμπλεκόμενους, παρέχοντας σαφή και έγκαιρη εικόνα των συναλλαγών.
Αυτή η αυτοματοποιημένη λύση εξαλείφει πλήρως την ανθρώπινη παρέμβαση και τα λάθη και επιτρέπει στις επιχειρήσεις να λειτουργούν πιο αποδοτικά.
Αποτελέσματα και οφέλη από την αυτοματοποίηση
Η εφαρμογή της αυτοματοποιημένης λύσης από την Anyrobotics έφερε άμεσα και μετρήσιμα αποτελέσματα, βελτιώνοντας τη λειτουργικότητα και την αποδοτικότητα της επιχείρησης:
- 100% αυτοματοποίηση της διαδικασίας. Η πλήρης αυτοματοποίηση εξάλειψε την ανάγκη για χειροκίνητη εργασία, μειώνοντας την εξάρτηση από χρονοβόρες και επιρρεπείς σε λάθη διαδικασίες.
- 10x ταχύτερη επεξεργασία δεδομένων. Οι συναλλαγές καταχωρούνται στο ERP σε πραγματικό χρόνο, προσφέροντας άμεση και ακριβή ενημέρωση για τις πληρωμές πελατών.
- Μηδενισμός λαθών. Ο αυτοματισμός εξαλείφει πλήρως τα ανθρώπινα λάθη, διασφαλίζοντας ότι οι καταχωρήσεις είναι πάντα ακριβείς.
- Εξοικονόμηση 4 ανθρωποωρών καθημερινά. Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας εξοικονόμησε 4 ανθρωποώρες καθημερινά, οι οποίες αξιοποιούνται πλέον σε πιο στρατηγικές δραστηριότητες.
- Απόσβεση επένδυσης σε 12 εβδομάδες. Η παραπάνω εξοικονόμηση χρόνου οδήγησε στην απόσβεση της επένδυσης σε λιγότερο από 3 μήνες!
Αυτά τα αποτελέσματα όχι μόνο ενίσχυσαν τη λειτουργικότητα της επιχείρησης, αλλά βελτίωσαν και την εμπειρία των πελατών της. Με άμεση και ακριβή ενημέρωση για τις εισπράξεις πελατών, οι πωλητές μπορούν να εξυπηρετούν τους πελάτες τους γρήγορα και αποτελεσματικά, ενώ το λογιστήριο διαχειρίζεται καλύτερα το cash flow και τις πληρωμές.
Συμπέρασμα
Η συνεργασία της Anyrobotics με την επιχείρηση απέδειξε τη δύναμη της αυτοματοποίησης στη βελτίωση της λειτουργικότητας, της αποδοτικότητας και της εμπειρίας πελατών.
Η αυτοματοποιημένη λύση εξάλειψε τις χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες, μηδένισε τα λάθη και παρέχει πλέον άμεση ενημέρωση για τις εισπράξεις πελατών.
Με αποτελέσματα όπως η εξοικονόμηση 4 ανθρωποωρών καθημερινά – που ισοδυναμεί σε τουλάχιστον 567€ μηνιαίως και 6800€ ετησίως – και απόσβεση επένδυσης σε λιγότερο από 3 μήνες, η λύση της Anyrobotics απέδειξε την αξία της στην πράξη.
Εκτός από το άμεσο οικονομικό όφελος, η βελτίωση στην εμπειρία των πελατών και στη διαχείριση του cash flow ενίσχυσε την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης, επιτρέποντάς της να εστιάσει στις στρατηγικές της προτεραιότητες.
Αυτό το success story δείχνει πώς οι επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν την τεχνολογία αυτοματοποίησης RPA για να απαλλαχθούν από χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες και να βελτιώσουν ταυτόχρονα τη συνολική τους λειτουργία και την εμπειρία των πελατών τους.
Με την Anyrobotics, η μετάβαση στον αυτοματισμό γίνεται μια επένδυση που αποδίδει τόσο άμεσα όσο και μακροπρόθεσμα.
Επικοινωνήστε μαζί μας
Αν θέλετε κι εσείς να αυτοματοποιήσετε την ενημέρωση του ERP με τις τραπεζικές κινήσεις - ή να απαλλαχθείτε από άλλες χρονοβόρες και κοστοβόρες διαδικασίες - επικοινωνήστε μαζί μας για να δημιουργήσουμε τη λύση που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.
210 7105752 | [email protected]